Arkib: Bagaimana Dokumen Lama Membantu Kita Memahami Masa Lalu?

Bayangkan anda sedang mengemas rumah lama milik keluarga.

Di bahagian bawah sebuah almari, terselit sekeping surat yang sudah kekuningan. Tulisan tangannya hampir pudar. Di penjuru kertas terdapat tarikh — 17 Ogos 1963.

Surat itu mungkin kelihatan seperti sekeping kertas lama.

Namun apabila dibaca, ia menceritakan tentang harga barang ketika itu, perjalanan dengan bas, seorang saudara yang baru berpindah dan rancangan keluarga untuk menyambut sesuatu peristiwa.

Tiba-tiba, masa lalu terasa lebih dekat.

Kita bukan lagi sekadar membaca bahawa “orang hidup berbeza pada tahun 1960-an”. Kita melihat sedikit daripada kehidupan sebenar seseorang yang hidup pada zaman tersebut.

Inilah antara sebab arkib penting.

Arkib menyimpan jejak yang ditinggalkan manusia supaya keputusan, pengalaman dan peristiwa daripada masa lalu masih boleh dipelajari pada masa hadapan. Rekod tersebut bukan hanya kertas; ia juga boleh berbentuk gambar, peta, rakaman suara, video, e-mel, data dan bahan digital. The National Archives di United Kingdom menerangkan bahawa rekod boleh wujud dalam bentuk fizikal atau digital, manakala arkib memelihara rekod yang mempunyai kepentingan sejarah supaya ia boleh digunakan pada masa kini dan masa hadapan.

Apa sebenarnya yang dimaksudkan dengan arkib?

Perkataan arkib boleh membawa dua maksud yang berkait rapat.

Pertama, ia boleh merujuk kepada koleksi rekod yang dipelihara kerana mempunyai nilai tertentu.

Kedua, arkib juga boleh merujuk kepada institusi atau tempat yang menjaga koleksi tersebut.

Arkib Negara Malaysia menerangkan bahan arkib sebagai rekod yang dipelihara kerana mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang berkekalan dan boleh dirujuk.

Jadi, tidak semua kertas lama secara automatik menjadi bahan arkib.

Sebuah resit kedai yang biasa mungkin dibuang selepas tidak diperlukan. Tetapi resit daripada sebuah kedai yang pernah menjadi pusat perdagangan penting, misalnya, boleh menjadi berguna kepada penyelidik jika ia membantu menunjukkan harga barang, nama perniagaan atau kehidupan ekonomi sesuatu zaman.

Nilai sesuatu rekod kadangkala hanya menjadi jelas apabila masa sudah berlalu.

Arkib tidak hanya menyimpan surat dan fail

Apabila mendengar perkataan arkib, ramai membayangkan bilik besar yang dipenuhi fail berhabuk.

Gambaran itu terlalu sempit.

Portal Online Finding Aids Arkib Negara Malaysia menunjukkan bahawa koleksi arkib boleh merangkumi dokumen, imej, audio, video dan artifak.

Bayangkan seorang penyelidik mahu mengkaji suasana Kuala Lumpur pada tahun 1970-an.

Dia mungkin menggunakan:

• gambar jalan;
• rakaman ucapan;
• filem;
• peta;
• laporan kerajaan;
• keratan akhbar;
• surat;
• poster;
• rekod mesyuarat.

Setiap sumber melihat masa lalu daripada sudut yang berbeza.

Gambar menunjukkan apa yang kelihatan.

Rakaman suara membolehkan kita mendengar cara seseorang bercakap.

Dokumen rasmi mungkin menunjukkan keputusan yang dibuat.

Surat peribadi pula boleh memberikan pandangan yang tidak terdapat dalam laporan rasmi.

Apabila semuanya dibandingkan, gambaran masa lalu menjadi lebih kaya.

Satu surat boleh menjawab soalan yang besar

Andaikan seorang penyelidik sedang mengkaji kehidupan masyarakat semasa satu tempoh banjir besar.

Laporan kerajaan mungkin menyatakan berapa banyak kawasan terjejas.

Akhbar mungkin melaporkan kerosakan.

Namun sepucuk surat daripada seorang penduduk mungkin memberitahu perkara lain:

Bekalan makanan semakin kurang. Kami terpaksa menumpang di rumah saudara selama tiga malam.

Maklumat seperti ini membawa kita daripada angka kepada pengalaman manusia.

Ia membantu menjawab soalan seperti:

• Bagaimanakah orang biasa menghadapi peristiwa tersebut?
• Apakah perkara yang paling mereka bimbangkan?
• Bagaimanakah keluarga menyesuaikan kehidupan?

Sebab itulah dokumen kecil kadangkala mempunyai nilai yang besar.

Tetapi dokumen lama tidak semestinya menceritakan semuanya

Menemui sebuah dokumen bukan bermaksud misteri sejarah terus selesai.

Bayangkan anda menemukan surat yang berbunyi:

Mesyuarat semalam sungguh mengecewakan.

Apakah yang berlaku?

Siapa yang hadir?

Mengapa penulis kecewa?

Kita belum tahu.

Surat itu memberikan petunjuk, tetapi ia tidak memberikan keseluruhan cerita.

Untuk memahami keadaan sebenar, kita mungkin perlu mencari:

• minit mesyuarat;
• surat daripada orang lain;
• laporan organisasi;
• keratan akhbar;
• rekod keputusan.

Inilah sebabnya sejarah memerlukan perbandingan sumber.

Satu dokumen boleh membawa pandangan seseorang sahaja. Arkib pula membolehkan penyelidik mencari rekod lain yang mungkin menyokong, mencabar atau menambah maklumat tersebut.

Siapa menghasilkan dokumen itu?

Salah satu soalan terpenting apabila membaca rekod lama ialah:

Siapa yang menghasilkannya?

Kemudian tanyakan pula:

Mengapa?

Bayangkan dua dokumen tentang acara yang sama.

Dokumen pertama ialah laporan rasmi penganjur.

Dokumen kedua ialah surat daripada seorang peserta yang tidak berpuas hati.

Kedua-duanya mungkin benar dalam perkara tertentu, tetapi mereka melihat peristiwa daripada sudut berbeza.

Penganjur mungkin menekankan kejayaan program.

Peserta pula mungkin menulis tentang masalah yang dialaminya.

Jika kita membaca satu sahaja, gambaran yang diterima mungkin tidak lengkap.

Jadi dokumen lama tidak patut dibaca seperti mesin yang mengeluarkan “fakta murni”.

Kita perlu memahami konteks.

Tarikh juga penting

Sepucuk surat yang ditulis pada hari sesuatu peristiwa berlaku berbeza daripada memoir yang ditulis 40 tahun kemudian.

Surat tersebut mungkin lebih dekat dari segi masa.

Namun penulisnya mungkin tidak mengetahui keseluruhan keadaan.

Memoir yang ditulis kemudian pula mempunyai kelebihan kerana penulis sudah mengetahui apa yang berlaku selepas itu, tetapi ingatannya mungkin telah berubah.

Tiada satu jenis sumber yang sentiasa sempurna.

Sebab itu penyelidik perlu mengetahui:

• bila sesuatu rekod dibuat;
• siapa yang membuatnya;
• untuk siapa;
• mengapa;
• apakah maklumat yang mungkin tidak terdapat di dalamnya.

Bagaimana arkib membantu menjaga bukti?

Rekod bukan sekadar bahan untuk menulis buku sejarah.

Ia juga boleh menjadi bukti kepada keputusan dan tindakan.

Panduan Arkib Negara Malaysia tentang pengurusan rekod menerangkan bahawa rekod boleh memberikan bukti terhadap aktiviti dan keputusan, membantu akauntabiliti, menyokong keperluan perundangan dan menjadi memori organisasi serta masyarakat.

Bayangkan jika sebuah organisasi membuat keputusan penting tetapi semua rekodnya hilang.

Beberapa tahun kemudian, orang mungkin bertanya:

Siapa membuat keputusan tersebut?

Apakah sebabnya?

Apakah peraturan yang digunakan?

Tanpa rekod, jawapannya jauh lebih sukar diketahui.

Sebab itu pengurusan rekod bukan hanya kerja pentadbiran yang membosankan.

Ia berkaitan dengan ingatan dan bukti.

Arkib juga menjaga perkara yang hampir dilupakan

Ada sejarah yang mudah dikenang kerana berkait dengan tokoh terkenal atau peristiwa besar.

Tetapi kehidupan masyarakat biasa lebih mudah hilang.

Contohnya:

• pekerjaan yang sudah tidak wujud;
• sekolah lama yang sudah dirobohkan;
• kedai keluarga;
• persatuan kecil;
• kehidupan sebuah kampung;
• surat daripada perantau;
• pengalaman pekerja.

Jika tiada rekod disimpan, cerita tentang mereka boleh hilang apabila generasi berubah.

The National Archives UK menyatakan bahawa arkib membantu masyarakat memahami identiti dan hubungan dengan generasi terdahulu, selain memberi ruang kepada sejarah komuniti yang mungkin kurang diberikan perhatian pada masa lalu.

Jadi arkib bukan hanya tentang raja, pemimpin atau kerajaan.

Ia juga boleh menjadi tempat ingatan masyarakat biasa disimpan.

Apa terjadi jika rekod tidak dijaga?

Kertas tidak kekal selama-lamanya.

Ia boleh:

• menjadi rapuh;
• terkena air;
• dimakan serangga;
• berkulat;
• terbakar;
• hilang.

Rakaman lama pula boleh rosak apabila pita atau medium penyimpanannya semakin uzur.

Bahan digital mempunyai masalah yang berbeza.

Sebuah fail mungkin masih wujud, tetapi tidak dapat dibuka kerana format atau perisian sudah tidak digunakan.

Pemacu keras juga boleh rosak.

Kata laluan boleh hilang.

Pelayan boleh ditutup.

Sebab itu pemeliharaan arkib bukan hanya bermaksud menyimpan sesuatu di dalam kotak atau komputer.

Rekod perlu dijaga supaya masih boleh ditemui, dibaca dan difahami pada masa hadapan.

Pendigitalan membantu, tetapi tidak menyelesaikan semuanya

Hari ini banyak institusi mendigitalkan bahan arkib.

Dokumen lama boleh diimbas.

Gambar boleh disimpan dalam bentuk digital.

Rakaman boleh ditukar kepada format baharu.

Pendigitalan mempunyai kelebihan besar kerana penyelidik boleh menemukan bahan tanpa sentiasa memegang dokumen asal.

Portal Online Finding Aids Arkib Negara Malaysia, misalnya, membolehkan pengguna mencari rekod daripada pelbagai kategori dan media melalui sistem dalam talian.

Namun mengimbas satu dokumen tidak bermaksud tugas pemeliharaan sudah selesai.

Fail digital juga perlu:

• dinamakan dengan baik;
• mempunyai maklumat tentang asalnya;
• disimpan dengan selamat;
• mempunyai salinan sandaran;
• dipindahkan ke sistem baharu apabila teknologi berubah.

Jika tidak, kita hanya menukar risiko kehilangan daripada kertas kepada komputer.

Mengapa maklumat tentang dokumen sama penting dengan dokumen itu?

Bayangkan anda menemui sebuah gambar lama.

Gambar itu menunjukkan 20 orang berdiri di hadapan sebuah bangunan.

Tetapi tiada siapa tahu:

• siapa mereka;
• di mana gambar diambil;
• bila;
• mengapa.

Gambar itu masih menarik.

Namun nilainya untuk penyelidikan menjadi lebih terhad.

Sekarang bayangkan gambar yang sama mempunyai catatan:

Pasukan guru Sekolah X, Kuantan, 12 Mac 1958.

Tiba-tiba kita mempunyai jauh lebih banyak konteks.

Maklumat seperti tajuk, tarikh, pencipta, lokasi dan nombor rujukan membantu pengguna mencari serta memahami rekod. Portal Online Finding Aids Arkib Negara Malaysia, misalnya, memaparkan medan seperti tajuk, sumber, tarikh, jenis rekod, kategori dan nombor penerimaan bagi bahan yang disenaraikan.

Inilah sebabnya kerja arkib bukan sekadar “simpan barang lama”.

Rekod perlu disusun supaya orang lain boleh menemuinya.

Kita sendiri sedang menghasilkan arkib masa depan

Fikirkan berapa banyak rekod yang kita cipta setiap hari:

• gambar telefon;
• e-mel;
• mesej;
• dokumen;
• video;
• catatan media sosial.

Seratus tahun lalu, keluarga mungkin mempunyai beberapa album gambar.

Hari ini seorang individu boleh menghasilkan ribuan gambar dalam beberapa tahun.

Tetapi banyak tidak semestinya bermaksud semuanya akan bertahan.

Jika sebuah telefon rosak dan tiada salinan dibuat, gambar boleh hilang.

Jika akaun ditutup, kandungan mungkin tidak lagi mudah diakses.

Ini menimbulkan persoalan menarik:

Apakah yang akan diketahui oleh generasi akan datang tentang kehidupan kita?

Mungkin mereka mempunyai jauh lebih banyak data.

Tetapi mereka masih memerlukan konteks untuk memahaminya.

Seribu gambar tanpa tarikh, nama atau lokasi masih boleh meninggalkan banyak persoalan.

Cuba bina arkib keluarga kecil

Anda boleh mencuba prinsip arkib tanpa menjadi ahli sejarah profesional.

Pilih lima bahan keluarga.

Contohnya:

• satu gambar lama;
• satu sijil;
• satu surat;
• satu resit lama;
• satu buku atau barang kecil.

Untuk setiap bahan, catat:

Apakah benda ini?

Siapa pemiliknya?

Bilakah ia digunakan atau dihasilkan?

Di manakah?

Mengapa ia penting?

Kemudian berbual dengan ahli keluarga yang lebih tua.

Mungkin anda akan mendapati gambar biasa sebenarnya diambil pada hari pertama seseorang mula bekerja.

Mungkin satu resit menunjukkan kedai keluarga yang sudah lama ditutup.

Mungkin surat lama menceritakan pengalaman seseorang ketika tinggal jauh dari rumah.

Jangan tunggu sehingga cerita itu tidak lagi mempunyai orang yang boleh menerangkannya.

Arkib ialah jambatan kepada masa lalu

Dokumen lama tidak boleh membawa kita kembali ke masa lalu.

Tetapi ia boleh membawa sebahagian masa lalu kepada kita.

Satu surat mungkin menyimpan suara seseorang.

Sebuah peta menunjukkan tempat yang sudah berubah.

Sekeping gambar menangkap wajah manusia yang sudah lama tiada.

Rekod rasmi pula boleh menunjukkan keputusan yang membentuk kehidupan ramai orang.

Setiap bahan hanya menyimpan sebahagian cerita.

Apabila rekod dipelihara, disusun dan dibandingkan, bahagian-bahagian kecil itu boleh membantu kita membina gambaran yang jauh lebih besar.

Itulah sebabnya arkib bukan gudang untuk benda lama.

Arkib ialah memori yang disusun supaya masa lalu masih boleh ditanya soalan.

Dan kadangkala, jawapan kepada persoalan besar bermula dengan sesuatu yang kelihatan sekecil sekeping surat di dasar sebuah almari.